Os vereadores da Câmara Municipal de Americana aprovaram na sessão ordinária de quinta-feira (8) a criação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade de Documentos do legislativo. Com a aprovação do projeto de resolução de autoria da Mesa Diretora, a Câmara passa a contar com normas e ferramentas que irão permitir uma gestão mais eficaz dos documentos, modernizando e agilizando o processo legislativo.

O Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade foram elaborados por um grupo de servidores da Câmara seguindo os modelos de gestão do Arquivo Nacional e do Arquivo do Estado. A comissão analisou todos os documentos produzidos pelo legislativo e definiu regras para a classificação, o armazenamento e a eliminação dos arquivos, seja de origem administrativa – como processos e expedientes internos – ou resultado da atividade legislativa – projetos de lei, requerimentos e indicações, entre outros.

A medida é parte do projeto de modernização do trabalho legislativo, iniciado com a implantação do processo digital (em que a tramitação é feita eletronicamente) e a digitalização do arquivo – mais de um milhão de folhas já foram digitalizadas, o equivalente a cerca de 50% de todo o arquivo da Câmara, que possui documentos desde a década de 40.

De acordo com os vereadores da Mesa Diretora da Câmara – Thiago Martins (PV), presidente, Nathália Camargo (Avante), primeira secretária, e Thiago Brochi (PSDB), segundo secretário –, a adoção do plano e da tabela irá gerar economia e dar mais eficiência e agilidade ao trabalho legislativo.

“Essa implantação atende à urgente necessidade de liberar espaços, reduzindo ao mínimo essencial a documentação acumulada, sem prejuízo à Câmara e à comunidade, agilizando as comunicações administrativas”, apontaram na justificativa do projeto.

A secretária geral da Câmara, Juliana Nandin de Camargo Secco, destaca que a medida é fundamental para garantir os cuidados necessários aos materiais permanentes que fazem parte da história do legislativo e que serão preservados para sempre. Para ela, o processo facilita também o acesso a documentos antigos que ficavam arquivados em caixas.

“A tabela e o plano são um marco legal para a Câmara que definem toda a classificação e organização do nosso arquivo. Com essas ferramentas, teremos uma facilidade de acesso aos documentos, que se tornam uma fonte de pesquisa mais ágil, e ainda uma preservação do material físico, que poderia vir a se perder com o tempo. Isso norteia o trabalho e garante segurança jurídica para a eliminação de documentos. É mais um passo que a Câmara toma visando sua modernização, garantindo agilidade e eficiência do processo legislativo”, avaliou.

Com a implantação do Plano e da Tabela, caberá à Comissão de Avaliação de Documentos de Arquivo, composta por servidores da Câmara, avaliar a aplicação das normas e a categorização dos arquivos. A comissão será responsável também por revisar e atualizar o Plano, visando garantir que a história do legislativo seja preservada.

Saiba mais

O Plano de Classificação de Documentos é o instrumento utilizado para classificar todos os documentos de arquivo de acordo com suas funções, subfunções e atividades. Uma vez categorizados, esses documentos são organizados em grupos iguais, facilitando o acesso.

Já a Tabela de Temporalidade define, pelo tipo de documento, o tempo em que o papel precisa ficar fisicamente guardado.

O arquivo é dividido entre corrente (documentos em curso ou que permanecem nas unidades produtoras em razão de sua vigência e frequência com que são consultados), intermediário (uso pouco frequente que aguardam prazos de prescrição e precaução) e permanente (aqueles com valor histórico, informativo e probatório, que devem ser preservados de maneira definitiva).

De acordo com a tabela implantada no legislativo americanense, todos os processos, expedientes e demais documentos produzidos, recebidos ou acumulados pela Câmara até o ano de 1982 deverão ser preservados permanentemente.